iManage est un logiciel utile aux cabinets d’avocats, aux équipes juridiques des entreprises, aux sociétés de services financiers et à toutes les autres équipes qui traitent un grand nombre de documents.
INSTALLATION
Le processus d’installation du complément Alexa Translations A.I. variera en fonction de la version d’iManage Work utilisée.
iManage Work (version infonuagique)
iManage Work (version sur site ou sur nuage privé)
Pour déterminer rapidement la version d’iManage Work utilisée :
Si l’adresse URL comprend une section <[nom de l’entreprise]-cloud>, le client utilise une version sur site.
Si l’adresse URL comprend une section <iManage.work>, le client utilise une version sur nuage privé.
Si l’adresse URL comprend une section <cloud.iManage>, il s’agit de la version infonuagique d’iManage. (Cette version est la plus couramment utilisée.)
Version infonuagique
1. Ouvrez le Control Center (Centre de contrôle) dans iManage.
2. Dans le menu de gauche, cliquez sur Applications et recherchez l’application Alexa Translation A.I., qui a déjà été ajoutée par l’équipe d’iManage.
Sur site ou nuage privé
1. Ouvrez le Control Center (Centre de contrôle) de iManage.
2. Accédez à la section Settings (Réglages) > Applications.
3. Cliquez sur le bouton + Add Application (Ajouter une application).
4. Sélectionnez Upload Package (Téléverser le dossier) et choisissez le fichier zippé qui vous a été fourni par Alexa Translations enregistré sur votre ordinateur.
5. Cliquez sur Authorization (Autorisation), puis sur Access (Accès) pour continuer.
6. Cliquez sur Preview (Aperçu) et ensuite sur Finish (Terminer) pour terminer toutes les étapes requises.
RECOMMANDATIONS
Assurez-vous que l’option « Alexa Translations A.I. » est présente lorsque vous cliquez sur l’icône des trois points.
1. Allez dans la section WEB CLIENTS (CLIENTS WEB), dans le menu de gauche.
2. Dans la sous-section Context Menus (Menus contextuels), on peut voir si Alexa Translations A.I. a bien été ajouté.
Si vous ne voyez pas Alexa Translations A.I. dans le menu, suivez ces étapes :
- Première option : Cliquez sur Restore Default (Restaurer les paramètres par défaut).
- Deuxième option : Videz la mémoire cache à l’aide des paramètres avancés du logiciel iManage Work.
Pour en savoir plus, consultez la page https://docs.imanage.com/cc-help/10.4.3/fr-CA/Aide_de_iManage_Control_Center.html
NAVIGATION DANS LE LOGICIEL
Dans cette section, nous présentons une vue d’ensemble de l’interface utilisateur d’iManage pour vous aider à comprendre ses différentes fonctionnalités et à utiliser efficacement le logiciel.
Menu de gauche
Dans cette section, l’utilisateur trouvera une sélection de pages accessibles, dont plusieurs sont pertinentes pour notre flux de travail, notamment les suivantes : Documents, Recent Matters (Affaires récentes), Folders (Dossiers) et Emails (Courriels).
Onglet Documents
- Une fois que l’utilisateur est connecté au logiciel, le tableau de bord principal s’affiche par défaut. Il s’agit de votre centre d’accès aux documents récents, aux courriels, aux tâches et aux notifications.
- Les utilisateurs peuvent consulter leurs propres documents, de même que ceux téléversés par d’autres utilisateurs s’ils disposent d’une autorisation d’accès.
- Dans le menu des paramètres, les utilisateurs peuvent choisir la page à afficher automatiquement à la suite de la connexion. La page principale offre un accès rapide aux éléments les plus fréquemment utilisés.
Courriels
iManage s’intègre parfaitement à Microsoft Outlook. Grâce à un complément Microsoft consacré à cette fin, les utilisateurs peuvent désigner des courriels à transmettre à iManage Work de manière à les incorporer à des Affaires sélectionnées.
Cette intégration améliore la gestion de la correspondance électronique au sein de la plateforme iManage, garantissant l’uniformité et la bonne organisation du traitement des documents de communication pertinents.
Dossiers
Cette section affiche tous les dossiers qui ont été téléversés sur la plateforme, qu’ils se rapportent à la même Affaire ou non.
Ici, vous pouvez téléverser de nouveaux fichiers directement dans des dossiers, ce qui simplifie l’organisation de vos documents.
Tout comme pour la section Recent Matters (Affaires récentes), vous pouvez utiliser des filtres pour trouver facilement un dossier particulier.
Recent Matters (Affaires récentes)
Dans la plateforme iManage, les Affaires (Matters) sont l’unité organisationnelle principale pour les informations importantes. Puisque les documents individuels doivent faire partie d’un dossier pour être téléversés dans une Affaire, vous devez d’abord créer une Affaire dans iManage. Les Affaires récentes (Recent Matters) servent de grands répertoires d’information.
Pour téléverser des dossiers contenant des documents, vous devez d’abord créer une Affaire dans iManage. Vous pouvez utiliser les filtres de cette page pour trouver rapidement des Affaires particulières.
Clients
On utilise typiquement ce sous-menu pour organiser et gérer les informations et les affaires relatives aux clients. Il constitue un moyen structuré d’accéder à des données et des documents propres à un client et de les utiliser.
Vous pouvez sélectionner plusieurs documents à la fois pour y appliquer simultanément certaines actions (comme les ajouter à un dossier, les copier, les déplacer, etc.) (Voir l’image ci-dessous)
Favorites (Favoris)
Il s’agit d’une section où l’utilisateur peut rassembler les dossiers, documents et courriels qu’il consulte le plus. Elle permet d’accéder plus facilement aux fichiers les plus importants téléversés ou créés sur iManage.
Utilisation des pages principales
L’icône des trois points permet d’ouvrir un sous-menu contenant différentes actions pouvant être appliquées au document : Select (Sélectionner), Open (Ouvrir), Download (Télécharger), Copy (Copier), Upload a new version (Téléverser une nouvelle version), Add to favorites (Ajouter aux favoris), Share (Partager), Alexa Translations A.I., etc.
Si le document à traduire n’est pas situé dans le bon dossier, un message d’erreur s’affichera.
Dans la partie droite de la capture d’écran ci-dessus, on peut voir un menu qui comprend quatre onglets :
- L’onglet Properties (Propriétés) présente différentes informations sur le document que les utilisateurs peuvent modifier en laissant des commentaires au besoin.
- L’onglet Versions présente toutes les versions du document qui ont été téléversées. Le logiciel traduira toujours la dernière version du document. On peut traduire une version en cliquant sur l’icône des trois points et sur le bouton Alexa Translations A.I. dans le menu qui s’affiche (fonctionnalité en cours de développement).
- L’onglet Preview (Aperçu) offre un aperçu du fichier téléversé.
- L’onglet Alexa Translations A.I. affiche les champs à remplir pour poursuivre la traduction, y compris les langues source et cible (voir la section « Complément Alexa Translations A.I. »).
COMPLÉMENT ALEXA TRANSLATIONS A.I.
- Une fois que le complément Alexa Translations A.I. a été intégré avec succès à iManage, l’onglet Alexa Translations A.I. devrait être visible dans le menu de droite.
- Au besoin, on peut y saisir l’identifiant du projet (cette étape est facultative).
- Vous devez choisir les langues source et cible (Source Language et Target Language) pour commencer la traduction.
- Vous pouvez aussi décider si vous voulez traduire l’en-tête et le pied de page (pour les documents Word) ou les lignes cachées (pour les fichiers Excel).
- Le complément Alexa Translations A.I. pour iManage prend en charge les mêmes types de fichiers que la version en ligne d’Alexa Translations A.I. (pdf, excel, mp3, etc.).
- Une fois que toutes les informations nécessaires ont été saisies, cliquez sur Translate (Traduire) pour poursuivre. Actualisez la page, et le document traduit apparaîtra au sommet de la liste des documents.