iManage es un software útil para los estudios jurídicos, los equipos jurídicos de empresas, las corporaciones de servicios financieros y todos los demás equipos que manejen una gran cantidad de documentos.
INSTALACIÓN
Los usuarios pueden seguir dos procesos diferentes de instalación de los complementos de Alexa Translations A.I. en iManage según la versión de iManage Work con la que cuenten, como las que aparecen a continuación:
iManage Work: en la nube
iManage Work: local/en nube privada
Guía rápida para identificar el servicio de iManage Work:
Si la URL incluye <companyname-cloud>, significa que el cliente lo está usando de forma local.
Si la URL incluye <iManage.work>, significa que el cliente está usando una nube privada.
Si la URL incluye <cloud.iManage>, significa que el cliente está usando la nube. (La más utilizada)
En la nube
1. Dirígete al Control Center (centro de control) en iManage.
2. Haz clic en Applications (aplicaciones) en el menú lateral izquierdo y busca la aplicación Alexa Translations A.I., dado que ya la habrá agregado el equipo de iManage.
Local/en nube privada
1. Abre el Control Center (centro de control) de iManage.
2. Dirígete a Settings (configuración) > Applications (aplicaciones).
3. Haz clic en el botón + Add Application (agregar una aplicación).
4. Selecciona Upload Package (cargar paquete) y elige el archivo zip que te brindó Alexa Translations desde la computadora.
5. Haz clic en Authorization (autorización) a fin de continuar y, luego, en Access (acceso) para continuar.
6. Haz clic en Preview (vista previa) y, luego, en Finish (finalizar) a fin de completar todos los pasos necesarios.
RECOMENDACIONES
Verifica que Alexa Translations A.I. se haya agregado en el menú de tres puntos.
1. Dirígete a la sección WEB CLIENTS (CLIENTES WEB) en el menú izquierdo.
2. En la subsección Context Menus (menús contextuales), se ve si se agregó, de manera correcta, Alexa Translations A.I.
Si Alexa Translations A.I. no se agregó al menú, sigue los siguientes pasos:
- Primera opción: haz clic en Restore Default (restaurar valores predeterminados).
- Segunda opción: borra la memoria caché en advanced settings (configuración avanzada) del software iManage Work.
Obtén más información en https://docs.iManage.com/cc-help/10.4.3/en-US/Adding_Apps.html
NAVEGACIÓN POR EL SOFTWARE
En esta sección, te brindaremos una visión general de la interfaz de usuario de iManage a fin de ayudarte a comprender los diversos componentes y cómo navegar con eficiencia por el software.
Menú izquierdo
En esta sección, el usuario encontrará una selección de páginas accesibles que son relevantes para nuestro flujo de trabajo, entre ellas, Documents (documentos), Recent Matters (temas recientes), Folders (carpetas) e Emails (correos electrónicos).
Pestaña Documents (documentos)
- Al iniciar sesión, el usuario ingresará, de manera predeterminada, en el tablero principal. Sirve como eje central para acceder a los documentos recientes, los correos electrónicos, las tareas y las notificaciones.
- Los documentos que abrió el usuario pueden pertenecerle, pero también pueden haberlos cargado otros usuarios que cuenten con un permiso de acceso.
- En Settings (configuración), el usuario puede seleccionar la página a la que desea acceder de forma automática una vez que haya iniciado sesión con éxito. La sección principal de la página se usa a fin de saltar con rapidez a los elementos que más se suelen utilizar.
Emails (correos electrónicos)
iManage se integra a la perfección en Microsoft Outlook. Mediante el uso de un complemento específico de Microsoft, el usuario pueden designar de forma selectiva los correos electrónicos que se transferirán a iManage Work a fin de incorporarlos con eficiencia a los temas designados.
Con esta integración, se mejora la administración de los correos electrónicos dentro de la plataforma iManage, lo que garantiza un enfoque coherente y organizado para gestionar los materiales relevantes del mensaje.
Folders (carpetas)
En esta sección, se muestran todas las carpetas que se cargaron a la plataforma, aunque pertenezcan a diferentes temas.
Además, tienes la posibilidad de cargar nuevos archivos directamente en las carpetas, lo que agiliza la organización de los documentos.
Al igual que en la página “Recent Matters (temas recientes)”, en “Folders (carpetas)”, también se ofrecen opciones de filtrado para localizar con eficiencia las carpetas específicas dentro de la plataforma.
Recent Matters (temas recientes)
Dentro de la plataforma iManage, un “tema” sirve como la unidad organizativa principal para la información relevante. La creación de un tema es un requisito previo para cargar carpetas en la plataforma. Debido a que los documentos individuales no se pueden cargar directamente en un tema; se deben encontrar dentro de una carpeta. Los temas recientes son como carpetas grandes donde guardamos información.
Con el objetivo de colocar carpetas con algunos documentos en el sistema, primero tenemos que crear un tema (piensa en él como si fuera un proyecto o un caso). Puedes usar los filtros de esta página a fin de encontrar con rapidez los temas específicos.
Clients (clientes)
Se suele usar a fin de organizar y administrar la información y los temas relacionados con los clientes. En este submenú, se ofrece una forma estructurada de acceder y trabajar con datos y documentos específicos del cliente.
En esta página, también es posible seleccionar más de un documento a la vez y realizar algunas acciones en simultáneo, como agregarlos a una carpeta específica, copiarlos, moverlos, etc. (Relacionado con la imagen que aparece a continuación).
My Favorites (mis favoritos)
Es una sección en la que el usuario puede recopilar todas las carpetas, los documentos y los correos electrónicos favoritos, e interactuar con ellos. En esta sección, el usuario podrá acceder con más facilidad a sus archivos favoritos que se cargaron o crearon en iManage.
Navegación por las páginas principales
El usuario puede hacer clic en el menú de tres puntos y se lo dirigirá a un submenú con las diferentes acciones que podrá realizar en ese documento específico, como seleccionar, abrir, descargar, copiar, cargar una nueva versión, agregar a favoritos, compartir, Alexa Translations A.I., etc.
Un documento que se traducirá debe estar ubicado en una carpeta específica; de lo contrario, se arrojará un mensaje de error al usuario.
En la sección derecha de la imagen anterior, se ve que el usuario puede interactuar con las cuatro secciones diferentes que aparecen a continuación:
- En la subsección Properties (propiedades), se le muestra al usuario información distinta sobre el documento que puede editar y comentar.
- En la subsección Versions (versiones), se le presentará al usuario todas las versiones que haya cargado de ese documento. Si el usuario quiere traducir una versión, el software traducirá siempre la última. Además, el usuario puede traducir la versión haciendo clic en el menú de tres puntos y, luego, en Alexa Translations A.I. (aún en proceso de desarrollo).
- En la subsección Preview (vista previa), se le mostrará al usuario la vista previa del archivo cargado.
- En la subsección Alexa Translations A.I., se presenta lo que el usuario debe completar a fin de continuar con la traducción, incluido el par de idiomas. (Se explica en Complementos de ALEXA Translations A.I.).
COMPLEMENTOS DE ALEXA TRANSLATIONS A.I.
- La sección Alexa Translations A.I. debe estar disponible y se debe mostrar en el menú de la derecha solo cuando se haya integrado con éxito en iManage.
- El usuario puede escribir un ID del proyecto (opcional).
- Es necesario seleccionar el source language (idioma de origen) y el target language (idioma de destino) a fin de iniciar la traducción.
- Selecciona si deseas traducir el encabezado o el pie de página (para los documentos de Word), o las filas ocultas (para los archivos de Excel).
- Alexa Translations A.I. en iManage admite los mismos formatos de archivos que Alexa Translations A.I. en línea, como PDF, Excel, mp3, etc.
- Una vez que se haya ingresado toda la información necesaria, haz clic en Translate (traducir) a fin de continuar. Luego, actualiza la página, y el documento traducido aparecerá en la parte superior de la lista de documentos.